Nota
Antes de rentar esa oficina, que parece que tiene todo lo que estás buscando para un espacio de trabajo, es necesario verificar y repensar ciertos puntos, hacerse una serie de preguntas sobre aspectos que, posteriormente, pudieran convertirse en un inconveniente si no se consideran en el momento correcto.
Por ello, en la nota de hoy te compartimos acciones que puedes llevar a cabo para evitar algunos de los 6 errores más comunes que se suelen cometer al rentar una oficina; para que puedas encontrar el lugar ideal para desarrollar las actividades de tu empresa.
Un paso fundamental antes de firmar para alquilar cualquier espacio, es comprobar que la inmobiliaria (o persona, en dado caso) con la que se va a hacer el trato sea formal, segura y esté establecida; además de comprobar que la documentación que te están entregando tenga total validez legal.
De igual forma, es necesario leer con atención y detenimiento todas las cláusulas que se establecen en el contrato para tener conocimiento completo tanto de tus derechos y obligaciones como inquilino, como los del arrendatario como prestador de este servicio.
Aunque existe la posibilidad de encontrar “a la primera” la oficina perfecta con todo lo que necesitas para comenzar a trabajar, esto no sucede así normalmente. Por lo general, la búsqueda cuesta más tiempo y esfuerzo de lo que puedes pensar.
Es posible que haya una oficina más grande o que incluya más servicios que la primera opción, por ejemplo. Cada inmueble de renta de oficinas tiene diferentes y también actividades adicionales que puede ofrecer con el precio de renta o con una tarifa reducida.
Piensa en los servicios que requieren tú y tu personal al momento de llevar a cabo sus labores. ¿Te gustaría tener una sala de juntas donde poder hacer reuniones cuando lo necesites? ¿Espacios y escritorios por área para aumentar la productividad? ¿O necesitas que esté en una buena ubicación para que sea un punto central para todos?
Uno de los errores más comunes es calcular incorrectamente el espacio de trabajo que necesitas. Es posible que hayas percibido el espacio de trabajo más grande de lo que realmente es y tengas problemas para acomodar tus muebles de oficina. O también puede pasar que tengas demasiado espacio para llenar y ni siquiera lo necesites.
Para evitar este error, debes pensar en los muebles de oficina que son realmente necesarios para desempeñar las labores de tu empresa, y tener una estimación de sus medidas. También es recomendable que pienses cómo distribuir y aprovechar mejor todo el espacio, sin olvidar mantener suficiente espacio para caminar libremente en la oficina.
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Otro fallo muy habitual es no conocer a ciencia cierta qué proveedores hay o cuales opciones de renta de oficinas existen. Hay, por ejemplo, espacios con áreas de trabajo común, estaciones de trabajo flexibles y despachos privados.
Esto es de suma importancia al momento de elegir el espacio de trabajo, pues ayuda a considerar qué opción de oficina es mejor para ti. Si por ejemplo, sólo trabajas en la oficina dos días cada semana, te puede convenir más rentar un espacio de trabajo flexible; o si prefieres tener suficiente espacio para recibir a tus clientes, puedes elegir una oficina con opción de recepción y una sala de juntas o reuniones para estar más cómodos; además del tema de un lugar como comprobante de domicilio fiscal.
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Al rentar una oficina es normal que sólo se tenga en mente la tarifa mensual: otro de los errores comunes es olvidar los costos adicionales. Hay inmuebles en los que es necesario pagar por algunos servicios adicionales, por ejemplo, el uso de estacionamiento, salas de reuniones o impresión de documentos.
Además, algunos servicios como el gas, el agua, internet y la luz no siempre están incluidos en el precio de alquiler.
La ubicación también es un aspecto esencial para tomar una decisión; es recomendable buscar una zona céntrica, y que cuente con negocios que cubran las necesidades de tu personal a su alrededor, como establecimientos de comida adecuados a sus horarios, transporte público cercano o estacionamiento (en caso de que el inmueble no cuente con uno), etc.
Encontrar el lugar ideal para rentar una oficina no es fácil, pero tomando en cuenta los puntos que te presentamos aquí, puedes evitar cometer los 6 errores comunes y lograr que tu experiencia sea más segura y sin llevarte sorpresas en tu facturación mensual.
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